Especialista de Facturación de Lubricantes

Resumen de la posición

El Especialista en Facturación de Lubricantes es responsable de la facturación precisa y oportuna, validación de precios y reconciliación de cuentas dentro de un entorno de distribución mayorista de lubricantes terminados. Este rol garantiza la integridad de la facturación en lubricantes a granel, lubricantes envasados y servicios relacionados, mientras apoya la satisfacción del cliente, protección de márgenes y cumplimiento con acuerdos de precios contractuales.

Responsabilidades clave

Facturación e invoicing

• Genera y procesa un alto volumen de facturas para lubricantes a granel, bienes envasados, DEF y servicios relacionados.
• Asegura la aplicación correcta de estructuras de precios, incluyendo precios contractuales, precios spot y ajustes basados en índices.
• Valida fletes, recargos por combustible y cargos de aditivos/servicios antes del lanzamiento de la factura.
• Gestiona procesos de facturación automatizados y manuales dentro de sistemas ERP.

Precios y cumplimiento contractual

• Mantén y actualiza matrices de precios de clientes basadas en cambios de costos de proveedores, movimientos de índices (por ejemplo, posturas de aceites base) y acuerdos negociados.
• Revisa y audita facturas para asegurar precisión de márgenes y alineación con políticas de precios de la empresa.
• Coordina con equipos de ventas y compras en discrepancias o actualizaciones de precios.

Reconciliación de cuentas y resolución de disputas

• Investiga y resuelve discrepancias de facturación, pagos parciales y disputas de clientes de manera oportuna.
• Reconcilia cuentas de clientes y apoya a Cuentas por Cobrar con problemas de antigüedad vinculados a errores de facturación.
• Emite créditos, refacturaciones y ajustes según sea necesario con documentación apropiada.

Coordinación operacional

• Trabaja estrechamente con equipos de despacho, logística y almacén para asegurar que boletas de entrega (BOLs) se alineen con cantidades y productos facturados.
• Verifica la aplicación de impuestos (impuestos sobre ventas, cuotas ambientales, etc.) basada en jurisdicción y tipo de producto.
• Apoya procesos de cierre de mes, incluyendo acumulaciones y cortes de facturación.

Reportes y mejora continua

• Genera reportes de precisión de facturación y excepciones.
• Identifica tendencias en errores de facturación o fuga de márgenes y recomienda mejoras de proceso.
• Asiste con mejoras de sistemas, iniciativas de automatización y esfuerzos de integridad de datos.

Educación y experiencia

• Grado asociado o licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Negocios o campo relacionado preferido.
• 2+ años de experiencia en facturación, invoicing o contabilidad, preferiblemente en combustibles, lubricantes o distribución industrial.

Habilidades técnicas

• Experiencia con sistemas ERP (por ejemplo, SAP, Oracle o plataformas específicas de la industria).
• Fuerte dominio de Microsoft Excel (tablas dinámicas, VLOOKUP/XLOOKUP, análisis de datos).
• Familiaridad con estructuras de precios vinculadas a mercados de commodities es un plus.

Conocimiento de la industria (Preferido)

• Comprensión de lubricantes terminados, aceites base y categorías de productos relacionados.
• Exposición a operaciones de distribución mayorista, incluyendo entregas a granel y envasadas.

Competencias fundamentales

• Fuerte atención al detalle y precisión
• Pensamiento analítico y resolución de problemas
• Capacidad de gestionar transacciones de alto volumen bajo plazos ajustados
• Comunicación efectiva entre equipos de ventas, operaciones y finanzas
• Mentalidad enfocada en el cliente con fuerte seguimiento

Condiciones de trabajo

Rol remoto basado con interacción periódica con equipos de almacén y operaciones cuando estés en la oficina. Puede requerir horarios extendidos durante el cierre de mes o ciclos de cambio de precios.