Coordinador de Intake y Operaciones

Job Duck busca un Coordinador de Intake y Operaciones de clientes proactivo y altamente organizado para apoyar a familias prospectivas y activas en su experiencia con la empresa.

Responsabilidades

Servirás como punto de contacto clave para clientes prospectivos, guiando a familias desde su consulta inicial hasta la incorporación, asegurando que la comunicación, documentación y seguimiento se manejen de manera eficiente. También coordinarás colocaciones de estudiantes con entrenadores de Función Ejecutiva y especialistas en alfabetización, considerando las necesidades del estudiante, calificaciones del entrenador, disponibilidad, ubicación y compatibilidad personal.

Tus responsabilidades incluyen, pero no se limitan a:

• Coordinar colocaciones, horarios, cancelaciones, cobertura, disponibilidad de entrenadores y actualizaciones del sistema
• Hacer seguimiento proactivo de problemas pendientes, clientes inactivos y compromisos incumplidos
• Responder a consultas de clientes, hacer seguimiento de asuntos no resueltos y escalar preocupaciones cuando sea necesario
• Crear y mantener perfiles de clientes precisos en los sistemas de la empresa
• Coordinar reuniones, horarios, eventos, capacitaciones y operaciones diarias
• Monitorear canales de comunicación, calendarios, plazos, registros y tareas administrativas
• Servir como punto de contacto administrativo para familias activas
• Asegurar que se completen los formularios y acuerdos requeridos
• Guiar a familias a través del proceso de incorporación y comunicar procedimientos de programación, políticas y próximos pasos
• Monitorear llamadas entrantes, correos electrónicos, mensajes de texto, consultas web y referencias
• Hacer seguimiento de formularios de intake pendientes, acuerdos, información de pago y otros requisitos de incorporación
• Trabajar proactivamente para mover leads calificados de consulta inicial a cliente activo
• Hacer seguimiento consistente con familias que han mostrado interés pero aún no han programado
• Mantener registros precisos de clientes potenciales y su estado actual
• Reunir información necesaria respecto al estudiante, familia, servicios solicitados, disponibilidad y ubicación
• Responder de manera oportuna y profesional a familias prospectivas
• Hacer coincidir estudiantes con entrenadores apropiados según necesidades, calificaciones, ubicación, personalidad y disponibilidad

Requisitos

Necesitarás:

• Dominio excelente del inglés, tanto escrito como hablado
• Disponibilidad fuerte y confiabilidad durante las horas de trabajo programadas, incluyendo acceso confiable a internet y electricidad
• Demostración de estabilidad laboral y longevidad en posiciones anteriores
• Experiencia en educación, servicios al cliente, coordinación administrativa, ventas, servicio al cliente o campo relacionado es beneficiosa
• Capacidad de trabajar de manera independiente mientras reconoces cuándo un problema debe escalarse
• Volumen de llamadas esperado: aproximadamente 16 a 30 llamadas por día

Habilidades Requeridas

• Altamente proactivo y tomas iniciativa sin requerir dirección constante
• Sólidas habilidades de gestión de tiempo y organización, con capacidad de gestionar múltiples prioridades de manera eficiente
• Excelentes habilidades de comunicación y capacidades interpersonales profesionales
• Orientación de servicio al cliente fuerte y enfoque personable al interactuar con familias prospectivas y activas
• Atención fuerte a los detalles y precisión al mantener registros de clientes, formularios, calendarios, hojas de cálculo y documentos internos
• Capaz de trabajar de manera independiente, identificar qué requiere atención y determinar cuándo la escalada es apropiada
• Cómodo trabajando bajo presión y manejando responsabilidades en un entorno acelerado
• Automotivado, impulsado y consistentemente enfocado en completar responsabilidades
• Confiable y dependiente, con desempeño consistente y seguimiento fuerte
• Adaptable y capaz de aprender nuevos sistemas, procesos y responsabilidades rápidamente
• Fuertes habilidades de resolución de problemas y toma de decisiones
• Capaz de identificar proactivamente asuntos no resueltos y tomar medidas apropiadas para moverlos hacia la resolución
• Cómodo coordinando horarios y comunicándote con familias, entrenadores, escuelas, socios y partes interesadas internas
• Apasionado por la educación e interesado en apoyar a estudiantes y familias
• Demuestra profesionalismo, discreción y buen juicio al manejar información del cliente